Lo que NO se debe hacer durante un evento

Vayan a la cuenta de Instagram de @maenoco y busquen cualquier foto del equipo de Maeno&Co después de un evento. Seguramente nos van a ver a todos con la postura relajada de bailarines de danza moderna, vestidos igual, felices con la cara de quien no tiene ni una preocupación en su cabeza.

Eso es parte del entrenamiento. En realidad, por dentro estamos pensando en tres mil cosas, pero hemos aprendido que todo se debe resolver con cara de póker. ¿Qué otra cosa hemos aprendido?

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Cuando un cliente contrata a una agencia de producción, aparte de creatividad y eficacia está contratando su tranquilidad. El día de un evento, un cliente de por sí está nervioso —está lanzando al mundo un producto o una propuesta que puede tener grandes repercusiones en sus números—. Aparte, con la inmediatez y la permanencia de las redes sociales, se puede ver expuesto a una controversia si un detalle sale mal —antes, salía en tres periódicos y eso desaparecía, pero ahora el internet nunca olvida—. Ahora algo en su evento puede hacerse viral y hasta convertirse en un meme. Por eso, hay que tener en cuenta que lo más importante el día de un evento es NO disparar los niveles de ansiedad de un cliente.

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No se puede correr. Repito: un ejecutivo de Maeno&Co no puede estar corriendo en un evento. Alguien juyendo significa que hay un problema. Eso y los niveles de ansiedad de un cliente no se llevan bien. Asimismo, no se puede gritar, no se puede perder la paciencia, no se puede ver uno nervioso. Ante la duda, po-po-po-poker face po-po-poker-face.

Nosotros no damos una mala noticia, sino una alternativa

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No ocultamos los problemas. Nosotros dependemos de terceros, de suplidores que pueden quedar mal. Sin embargo, no vamos a informar de un inconveniente sin ir al mismo tiempo con una solución. Nosotros no damos una mala noticia, sino una alternativa. Decir algo tipo “Yo hablé con este suplidor y me va a entregar tal cosa 10 días antes y de tal o cual forma” es vital.

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No vivimos en Nueva York, y no podemos luchar contra eso. Hay clientes que quieren una locación distinta y diferente e innovadora, pero muchas veces no entienden que con eso se explota el presupuesto y no están dispuestos a pagar lo que conlleva. Por ejemplo, hay locaciones que necesitan baños, cristalería y toda la comida, porque no hay logística armada. Eso significa que hacer un evento ahí sale tres veces más caro que una locación tradicional. Hay ítemes en la lista que no se pueden negociar, y nosotros los productores peleamos para no eliminarlas, porque son esenciales para la seguridad y el disfrute de los invitados.

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Puede sonar tonto y hasta parte de un libro de autoayuda, pero no se debe olvidar la sonrisa. Uno no se da cuenta de que, a pesar de ser el productor y no el cliente, uno casi está dando la cara como anfitrión. Y por eso, lo que mejor nos resulta es comernos el estrés y sonreír… porque, después de todo, la energía positiva es contagiosa.