¿Cómo se debe trabajar la convocatoria para un evento?

Tengo 10 años en producción de eventos, y por eso en Maeno&Co ya tenemos un manual aplatanadísimo: casi que hemos desarrollado un cronograma de convocatoria a prueba de dominicanidad. Eso significa que sabemos cuánto se debe invertir en una invitación impresa, el tiempo mínimo que toma la mensajería, la proporción real entre invitados y asistentes, y cuándo es adecuado recurrir al e-mail y hasta al WhatsApp.

Por eso, aquí les comparto las tres acciones que se deben tomar antes de un evento para asegurar una asistencia adecuada.

[1] LA LEY DEL PRINCIPITO

¿Ustedes creen que su evento es importante? Viene una cubeta de realidad: en esta ciudad hay como 10 eventos cada día compitiendo por la atención de los invitados. Por eso yo creo en el poder de indicar con tiempo cuándo se va a realizar un evento y qué tipo de ambiente se va a disfrutar ahí —después de todo, evento avisado no mata invitado—. En esta media isla con un mercado tan pequeño es muy probable que los públicos de esos 10 eventos se solapen varias veces, así que hay que mandar un flechazo a través de todo el ruido de los eventos que hay ese día.

¡Cuánto nos encanta dejar todo para último!

¿Y cómo se logra? Lo primero es salvar al cliente de su dominicanidad. Los eventos se pueden planificar seis meses antes, pero… ¡cuánto nos encanta dejar todo para último! Hemos tenido clientes que han querido producir invitaciones una semana antes de un evento, y tratamos de pararlo en seco con un plan de contingencia. ¿Por qué? Porque nada más dos semanas es lo que toma la distribución y la confirmación, sin contar la producción.

Miren la matemática. La invitación más sencilla del mundo se toma cinco días en la imprenta. Hay que crear un listado de invitados a la medida, porque ahora no es cuestión de llenar el sitio de gente, sino de invitar a las personas adecuadas que verdaderamente se identifiquen con una marca. Aparte, hay que entrar caras nuevas a cada mezcla, y para eso hay que dar mucho pulgarcito —dígase, irse por el agujero negro de Instagram estalkeando gente chula que va surgiendo, para ir integrándolos al universo social Maeno&Co—. Aparte hay que confirmar, para estar actualizados, dónde vive o trabaja cada persona, y eso toma todavía más tiempo. Luego esa base de datos debe llegar al servicio de mensajería, donde se trabaja por ruta —a nuestro servicio le toma un mínimo de tres días repartir 250 invitaciones—. Hay que dejar un margen de unos cuatro días entre la salida de las invitaciones y el acuse de recibo, para asegurar que las personas hayan tenido tiempo de leerlas. Luego hay que confirmar la asistencia, y eso son unos dos días adicionales.

Por eso, siempre digo que hay que trabajar las invitaciones un mes antes, porque esto nos da tiempo de hacer algo esencial: poner a los invitados a soñar con el evento. Si esa tarjetica le llega a los invitados tres días antes y no le damos tiempo de planificar su agenda, no van a entregarse en atuendo y alma a este evento. Es lo que yo le llamo La Ley del Principito, en base a esa cita hermosísima del libro de Antoine de Saint-Exupery.

“Si vienes, por ejemplo, a las cuatro de la tarde, a partir de las tres empezaré a ser feliz. A medida que se acerque la hora me sentiré más feliz. Y a las cuatro, me agitaré y me inquietaré; ¡descubriré el precio de la felicidad! Pero si vienes en cualquier momento, no sabré nunca a qué hora vestirme el corazón… ¡Los ritos son necesarios!”

Hay que mandar las invitaciones con antelación para poner a esos invitados a ser felices desde las tres, y así saber a qué hora tienen que vestirse el corazón y la cuerpa. ¡Los ritos son necesarios!

[2] HAY QUE HACER INVITACIONES FORMATO KARDASHIAN

Les voy a dar un truco que nunca falla: ¿Saben cómo hacer para que su invitación se distinga entre la pila de 500 invitaciones que reciben los invitados más codiciados de República Dominicana? Fácil: háganlas formato Kardashian. ¿A qué me refiero? A que la mayoría de las invitaciones vienen en tamaños estándares, como las modelitos flacas que unos años atrás se robaban todas las campañas publicitarias. Si las hacen en formato Kardashian, “fortalecidas” y “nutridas” en sus… em… proporciones, van a tener una invitación en un tamaño diferente que inmediatamente va a llamar la atención entre la pilita. Así que este otro aspecto en la vida en donde… em… el tamaño importa.

Pero como dirán muchos y muchas, el tamaño no lo es todo… también ayuda ponerse creativo. Por eso en Maeno&Co tenemos un departamento de creatividad que no deja piedra sin levantar, desde Instagram rarísimos hasta exposiciones artísticas y películas, y así obtener inspiración para las invitaciones innovadoras de nuestros clientes.

El tamaño no lo es todo… también ayuda ponerse creativo

¿Y por qué tanto afán? Porque nada comunica que un evento se va a dar bueno, o que es interesante, o que es elegante, o que es una fiesta informal, como una invitación. Uno no puede mandar un cartoncito 2×2 y esperar maravillas. Ese es el trailer de su película, y es la gran encargada de que los invitados se animen a dar un sí a la hora de la confirmación.

Ahora, la invitación debe ir acorde al evento, porque la gente se viste y va acorde a lo que indica implícitamente ese cartoncito. Por eso es que, del lado opuesto, tampoco uno se puede volver loco con una invitación increíble para luego poner dos lucecitas blancas en el lugar de los hechos. Hay que ser coherente.

[3] ATIENDAN SUS CARTONES… O SUS E-MAILS

Importante: no todos los eventos requieren una invitación física. Hay eventos protocolares, tipo de asociaciones empresariales o de empresas con ejecutivos que sí o sí requieren esa formalidad.

Sin embargo, hay otras que dan pie para realizar una parte de la convocatoria en versión digital. Para esta nueva edición de Caminantes por la Vida se realizó un vídeo de expectativa, con tomas de todos los talentos que participaron en el vídeo musical. Se generó contenido interesante para que los mismos invitados quisieran compartirlo —así es posible apalancarse en los difusores—.

¿Y recuerdan cuando hace unas semanas se cayó la red de una compañía telefónica? Teníamos un evento programado para confirmar, así que cogimos una flota de la oficina y confirmamos a todos los invitados por WhatsApp. ¿Resultado? Aun por ese medio informal, la convocatoria fue de un 90 por ciento. He aprendido que lograr un punto medio entre la formalidad del protocolo y la realidad de nuestro día a día da mejores resultados que hacer las cosas a la antigua.

Y ahora, si me disculpan, tengo que ir a estalkear gente en Instagram para invitarlos a dos eventos interesantes que vienen por ahí.